Esempi di sincronizzazione

Fate molta attenzione: iCal non deve essere in esecuzione su entrambi i computer prima di eseguire qualsiasi processo di sincronizzazione, altrimenti i calendari non potranno essere salvati e alcuni dati potrebbero essere persi. iSynCal chiuderà automaticamente iCal sul computer locale (quello che esegue iSynCal) quando una sincronizzazione viene avviata, quindi dovrete avere cura di chiudere iCal sul computer remoto prima di avviare una sincronizzazione!Se volete che iSynCal chiuda automaticamente iCal anche sul Mac remoto seguite questo link.


Esempio 1: sincronizzare un nuovo Mac senza calendari con altri calendari preesistenti.

Supponiamo che l'utente abbia bisogno di sincronizzare i suoi calendari fra un G5 con dei calendari preesistenti ed un nuovo Powerbook. Per farlo sarà necessario seguire i seguenti passi.

Sul G5:

  1. se necessario, condividere il volume dove si trova la cartella Inizio dell'utente (generalmente questo corrisponde con il volume di avvio) attivando Condivisione documenti nel pannello Condivisione di Preferenze di sistema.
  2. tutto funzionerà bene e niente danneggerà i vostri calendari, ma è sempre una buona pratica quella di creare una copia di riserva in un posto sicuro della vostra cartella Calendars prima di iniziare; la potete trovare nella vostra cartella Libreria all'interno della vostra cartella Inizio.

Sul Powerbook:

  1. installare iSynCal copiandolo all'interno della cartella /Applicazioni o in un'altra cartella di vostra preferenza.
  2. attivare via rete il disco di avvio del G5. Probabilmente sapete già come fare, ma non si sa mai ... nei menù del Finder selezionare "Vai  >  Collegamento  al  server" ed inserire il nome o l'indirizzo IP del G5, quando richiesto inserire il nome e la password dell'utente che sul G5 è proprietario dei calendari da sincronizzare e selezionare il disco di avvio del G5 per attivarlo. Se sul Powerbook state eseguendo Mac OS X Panther dalla versione 10.3.0 alla 10.3.3 dovrete invece cliccare sull'icona Network che si trova nella barra laterale di ogni finestra del Finder e navigare all'interno della rete locale finché non avrete trovato il G5 ed attivato il volume richiesto, sempre utilizzando l'account utente di cui sopra.
    Si noti che per attivare via rete il disco di avvio del G5 dovrete utilizzare uno dei suoi account con permessi di amministratore; tale account dovrà essere ovviamente anche il proprietario dei file di calendario da sincronizzare sul G5, o comunque avere i permessi di lettura/scrittura su tali file. In ogni caso è sempre possibile attivare direttamente la cartella Inizio di qualsiasi utente del G5, anche se non amministrativo, e questo funzionerà ugualmente con iSynCal.
    Il risultato finale di questo punto rimane comunque quello di avere sulla scrivania del Powerbook l'icona del volume di rete contenente i file di calendario del G5.
  3. Se sul Powerbook avete già dei calendari da sincronizzare potete passare al punto successivo, altrimenti se non avete mai eseguito iCal sul Powerbook oppure i calendari da sincronizzare non si trovano ancora lì avete due possibilità (sceglietene solo una):
    a) eseguite iCal adesso e create dei nuovi calendari con lo stesso nome di quelli preesistenti sul G5
    b) eseguite iSynCal e selezionate il metodo di sincronizzazione Smart Sync (solo per utenti registrati) oppure Copia Calendario con direzione Destra a Sinistra per copiare i calendari dal G5 (lato destro) al Powerbook (lato sinistro). Fate attenzione a selezionare uno ad uno tutti i calendari che devono essere copiati dalla lista dei calendari presenti sul G5 nel menù a comparsa Nome del calendario, poi cliccate sul pulsante Sincr. Selezione nella barra degli strumenti di iSynCal per ogni file di calendario da copiare.
  4. eseguite iSynCal; sul lato sinistro dovreste vedere i calendari del Powerbook ed a destra quelli del G5. Create e salvate un documento MultiSync con un singolo elemento Smart Sync (solo per utenti registrati) oppure un elenco completo delle coppie di calendari da sincronizzare e le loro opzioni di sincronizzazione, poi andate nel tab AutoMount per impostare le opzioni necessarie ad iSynCal per montare automaticamente il volume di rete del G5 quando la sincronizzazione viene avviata (dovreste trovare una apposita riga nella tabella AutoMount, con i dati necesari al montaggio del volume di rete già inseriti automaticamente da iSynCal).
    Se avevate scelto l'opzione 3a tutti gli elementi saranno copiati dai calendari del G5 a quelli del Powerbook, altrimenti udirete il "beep" di fine sincronizzazione (oppure iSynCal vi avviserà che non è stato necessario sincronizzare o copiare alcun elemento, a seconda di come avete impostato l'opzione Avvisa anche se non è stato necessario sincronizzare nelle preferenze di iSynCal): questo è corretto, perché a questo punto i calendari erano già identici sui due Mac se in precedenza avevate eseguito il punto 3b.

Adesso avete i vostri calendari sincronizzati su entrambi i Mac ed un documento MultiSync che potrà essere utilizzato per ulteriori sincronizzazioni. Potete anche aggiungere questo documento MultiSync alla programmazione sincronizzazioni di iSynCal per farlo eseguire automaticamente in modalità un.

Esempio 2: sincronizzazione fra 3 Mac con calendari preesistenti

Personalmente utilizzo iSynCal per sincronizzare i mieri calendari fra i miei 3 Mac: un PowerMac G4 al lavoro, un iMac G5 a casa ed un Powerbook sempre con me. Vediamo la procedura che ho seguito per ottenere questo risultato.

A meno che non sia già stato fatto, la Condivisione Documenti deve essere avviata sia sul PowerMac che sull'iMac, aprendo Preferenze di Sistema > Condivisione ed attivando Condivisione Documenti. Sarà inoltre necessario copiare l'appicazione iSynCal sull'hard disk del PowerBook, mentre non sarà necessario installarla sul G4 o sull'iMac, così come non viene richiesto per questo scopo di avviare il servizio di Condivisione Documenti sul PowerBook.

Sul PowerBook bisogna adesso attivare il disco di rete del Mac con il quale voglio sincronizzarmi (quindi quello del G4 o quello dell'iMac) e poi avviare iSynCal: nella parte sinistra della sua finestra principale troverò i calendari del PowerBook, mentre a destra ci saranno tutte le cartelle Inizio accessibili che sono state trovate sui dischi di rete attivi con i relativi calendari, quindi potrebbe essere necessario selezionare il percorso appropriato per la mia cartella Inizio remota.

A questo punto seleziono le coppie di calendari da sincronizzare ed imposto, se necessario, il loro metodo e le loro opzioni di sincronizzazione (vedere le pagine relative a modalità, direzione e comportamento della sincronizzazione), salvando tutte queste selezioni ed impostazioni in un documento MultiSync.

Potrebbe anche essere utile impostare le appropriate opzioni di AutoMount per fare sì che iSynCal possa attivare automaticamente ad il disco di rete del G4 (o quello dell'iMac, a seconda di quali calendari devo sincronizzare) prima di eseguire la sincronizzazione ed eventualmente disattivarlo al termine (vedere Montaggio automatico dei volumi di rete).

Adesso posso cliccare sul pulsante della toolbar Sincr. Selezione se voglio sincronizzare solo i calendari attualmente selezionati nella parte superiore della finestra di iSynCal, mentre il pulsante MultiSync avvierà la sincronizzazione di tutte le coppie di calendari elencate nella tabella MultiSync del documento corrente.

Example 3: synchronize multiple Macs with a master copy of the calendars stored on a network server

This scenario is the one that best suit the needs of any office where multiple employees, each with his/her Mac, need to have their iCal calendars in sync; other typical requirements are that the employees should not know the password of the other user accounts neither that of the administrator and that not all Macs are always on.

The best solution is to store the calendars into a central, network-shared location on an always-on "master" Mac with File Sharing enabled and with a specific user account created for this purpose, so that each employee can have easy access to the central calendars with read/write permissions without knowing the other clients' or master Mac's owner/admin password; moreover, the master calendars will be in a location not accessed by iCal, therefore you will not experience those issues that could occur in case iCal is running on the remote Mac while synchronizing.

From now on we will call the Mac sharing the master copy of the calendars with Apple File Sharing the "Master" Mac and the Macs that need to sync their iCal calendars with the master copy the "Client" Macs. A Mac can even act both as the Master and a Client: for such a Mac follow the instructions for the Master and then those for the Clients replacing step 3 with those in Setting up a Master and Client Mac.

First of all, you need to perform the following initial setup both on the Master and on all the Clients.

On the Master:

  1. collect or create the master calendars: if you are starting from scratch (no pre-existing calendars) just create some calendars with the proper names and export them from iCal, otherwise just export the existing calendars from the iCal's File > Export menu. Both iCal 1.x and iCal 2 save the exported calendar files using the "old" iCal 1.x format, where each calendar is stored into a plaint text file named CalendarName.ics.
    Since you will use another user account later, you should save such exported calendars into the /Users/Shared folder, because it is accessible from all user accounts. In case one or more of the existing calendars is not actually located on the Master Mac, export it from iCal on the Mac where it is located and then copy all the exported files into a common folder on the Master Mac.
    After exporting the calendars you must also remove them from iCal: this seems odd, but this is necessary because the exported calendars and their items will have UIDs different from those of the iCal original calendars, and this would result in all items being duplicated after the first iSynCal sync.
  2. create a new user account named CalSync, without administrative privileges and password isyncal (of course you may use an username/password of your choice).
  3. log in with the CalSync account, create a folder named Calendars (the folder name is mandatory) into its Home folder and place all the previously exported master calendars into the new Calendars folder.
  4. if necessary, start Personal File Sharing in System Preferences > Sharing

On the Clients:

  1. use iCal to create some empty calendars with the same names of the ones you exported from the master Mac and that you wish now to sync on the Clients
  2. install iSynCal
  3. use the Finder's "Connect to server" menu to connect to the Master Mac entering the CalSync's username and password and mount its Home folder
  4. run iSynCal and you will see the local (and actually empty) iCal calendars on the left side and the master calendars on the right side, then add the calendars selection and their sync options to a MultiSync document on each Mac, as explained in MultiSync documents

Seeting up a Master and Client Mac

If you wish to have a Client Mac acting contemporary also as the Master (e.g. you have not a dedicated file server) you need to perform the following steps in place of the other client's step 3:

  1. you are not connecting to a network server, you are instead synchronizing the iCal calendars of the user running iSynCal on the Master Mac with the master copy of the calendars (stored into the CalSync user's Calendars folder), therefore you need to set up the permissions for the master Calendars folder as explained in synchronizing between users
  2. once the files and folder's permissions are properly set, you can list the master calendars by selecting This Mac in the List calendars found into iSynCal option: such calendars will be always on the right side of the iSynCal window because the left calendars are always the local iCal calendars. When you see the master calendars listed with the Master Mac's account that needs to sync its calendars with the master copy, you can proceed to set up a MultiSync document that is almost identical to those of the other clients except for the option above.

After the initial setup run iSynCal on all the clients and you will end up having all of the master calendars' items copied into the local copy of each client's iCal calendars.

Example 4: use your iPod or an external drive to synchronize multiple Macs

If you don't want (either don't have) a laptop to carry around to keep your Macs' calendars synchronized you can even use your iPod or an external USB/firewire drive to do it. You can simply use an USB key to keep and carry around your calendars and iSynCal will then sync them with your home/office/wife/etc Mac.

If you have to sync with your iPod, first read this page for some important info before proceeding further.

  1. Connect your iPod or external drive to your Mac. If you are using an iPod, first of all disable the iPod calendars synchronization in the iTunes' iPod preferences; if necessary, delete any calendar file that is still present into the iPod's Calendars folder. You need to do this just once because the iPod preferences are saved on the iPod itself.
    In case you have an external drive/USB key just create a folder named "Calendars" into its root.
  2. Now launch iSynCal, so that you can copy the calendars to sync from the Mac to the iPod (for the purpose of this example, from now on you can replace "iPod" with "external drive" or "USB key"). Open the iSynCal Options drawer and set List calendars found into... to This Mac: the iPod's path should appear in the right Calendars folder path and no calendar should be listed below, while your iCal calendars are listed on the left side as usual.
  3. Set the Synchronization method to Smart Sync if you want to copy all the Mac calendars to the iPod, either set it to Calendar Copy - Left to Right direction - and manually select from the Home calendars each single calendar to copy, then click on the Sync Selected toolbar button; if you have chosen Smart Sync you need to click on Sync Selected just once because a Smart Sync will copy all the Mac's calendars to the iPod, otherwise you have to manually sync each calendar.
  4. Connect the iPod to the other Macs and set the sync settings as in step 2) and 3); anyway, take into account that you have now to copy in the reverse direction - the iPod calendars are copied to the Mac - therefore you have to set the direction to Right to Left if you are using the Calendar Copy method; if you are instead running a Smart Sync it will automatically synchronize the calendars with a matching name and copy between the Mac and the iPod all the calendars not present on both sides. You may also want to enable Check and remove duplicates if you think that you could end up with duplicates because of matching calendar items on both sides.
  5. As usual, it's a good practice to set up and save a MultiSync document on each of your Macs to automate the synchronization process: see the MultiSync Documents section for further info.

One final note: another benefit of such a synchronization setup is that your iPod (if any) always has the latest version of your calendars.