Kalendersynchronisierung Beispiele

Bitte beachten sie, dass iCal auf beiden Computern beendet werden muss, bevor sie eine Synchronisierung durchführen, sonst können neue Daten nicht in die Kalender geschrieben werden. Aus diesem Grund beendet iSynCal automatisch iCal auf dem lokalen Computer, wenn sie auf Synchronisieren klicken. Bitte denken sie daran, iCal auch auf dem entfernten Computer zu beenden, bevor sie mit der Synchronisierung beginnen! Wenn sie iCal auch auf dem entferneten Mac automatisch durch iSynCal beenden lassen wollen, lesen sie bitte hier nach.


Beispiel 1: Verwenden von iSynCal, um einen Mac ohne bestehende Kalender mit einem anderen zu synchronisieren, auf dem bereits Kalender existieren.

Im folgenden Beispiel nehmen wir an, sie möchten die Kalender auf ihrem G5 mit einem neuen Powerbook synchronisieren. Um dies durchzuführen, folgen sie den Schritten im untenstehenden Beispiel.

Auf dem G5:

  1. falls notwendig, richten sie das Laufwerk, auf dem sich ihr Benutzerverzeichnis befindet (normalerweise das Startlaufwerk) für die gemeinsame Nutzung ein, indem sie Personal File Sharing in den Sharing Systemeinstellungen aktivieren.
  2. alles wird gut verlaufen und ihre Kalender werden nicht beschädigt, dennoch ist es immer eine gute Idee, eine Sicherungskopie ihrer Kalender an einem sicheren Ort anzulegen, bevor sie beginnen. Ihre Kalender finden sie im Ordner Library in ihrem Benutzerverzeichnis.

Auf dem Powerbook:

  1. installieren sie iSynCal, indem sie es ins Verzeichnis /Applications oder einen anderen Ort kopieren.
  2. aktivieren Sie das G5 Startlaufwerk. Vermutlich wissen sie bereits wie das geht, aber ... wählen sie im Findermenü "Gehe zu > Mit  Server  verbinden" und geben sie den Netzwerknamen oder die IP Adresse des G5 ein. Im folgenden geben sie Benutzeramen und Kennword des Benutzers des G5 ein, dem die zu synchronisierenden Kalender gehören und wählen dann das zu aktivierende Startlaufwerk aus. Falls sie Mac OS X Panther zwischen 10.3.0 und 10.3.3 auf dem Powerbook verwenden, klicken sie statt dessen das Symbol Network an, das sich oben in der Seitenleiste jedes Finder-Fensters befindet und durchsuchen sie das Netzwerk bis sie den G5 finden. Nun können sie das gewünschte Laufwerk aktivieren, indem sie Benutzernamen und Kennwort wie oben beschrieben eingeben.
    Bitte beachten sie, das sie einen Benutzer mit Administrator-Rechten des G5 benötigen, damit sie dessen Startlaufwerk aktivieren dürfen. Diesem benutzer müssen auch die zu synchronisierenden Kalender auf dem G5 gehören oder der Benutzer muss zumindest Lese- und Schreibrechte auf diese Dateien haben. Sie können auch direkt das Benutzerverzeichnis (vgl. Startlaufwerk) jedes Benutzers des G5 aktivieren, dies funktioniert auch mit Benutzern, die keine Administrator-Rechte besitzen. Auch in diesem Fall funktioniert die Synchronisierung mit iSynCal.
    Das Resultat dieses Arbeitsschrittes sollte sein, auf dem Powerbook das Symbol eines Netzlaufwerks zu sehen, auf dem sich die zu synchronisierenden Kalenderdateien des G5 befinden.
  3. Wenn sie bereits zu synchronisierende Kalender auf dem Powerbook haben, können sie direkt zu Schritt 4 gehen. Andernfalls haben sie zwei Optionen, sofern sie iSynCal noch nie auf dem Powerbook benutzt haben, oder sich die zu synchronisierenden Kalender noch nicht darauf befinden (bitte wählen sie nur eine davon):
    a) führen sie iCal jetzt aus und erstellen sie damit neue Kalender, die die gleichen Namen haben wie die Kalender auf dem G5.
    b) führen sie iSynCal aus und wählen sie die Synchronisierungs-Methode Smart Sync (only for registered users) oder Kalender kopieren mit der Synchronisierungsrichtung Rechts nach Links, um die Kalender vom G5 (rechte Seite) auf das Powerbook (linke Seite) zu kopieren. Beachten sie, die zu kopierenden Kalender nacheinander auf der Liste der Kalender des G5 im Aufklappmenü Kalender auszuwählen. Klicken sie dann für jedes zu synchronisierende Kalenderpaar auf das Symbol Ausgewählte synchronisieren in der Symbolleiste von iSynCal.
  4. führen sie iSynCal aus; auf der linken Seite sollten sie die Kalender des Powerbooks sehen, auf der rechten die des G5. Erstellen und sichern sie ein MultiSync-Dokument mit ein Smart Sync item (only for registered users) oder einer Liste der zu synchronisierenden Kalenderpaare und ihren Synchronisierungs-Einstellungen. Gehen sie dann zum Bereich AutoMount, um die Einstellungen durchzuführen, die iSynCal benötigt, um das Laufwerk des G5 automatisch zu aktivieren wenn sie die MultiSync-Synchronisierung starten (in the AutoMount table you should already find a row automatically filled in by iSynCal with the proper setting to mount the network volume).
    Falls sie Option 3a gewählt hatten, werden nun alle Objekte aus den G5 Kalendern auf das Powerbook kopiert, andernfalls weist sie iSynCal darauf hin, dass nichts synchronisiert werden muss: dies ist soweit korrekt, da die Kalender bereits auf beiden Macs gleichartig sind, sofern sie Schritt 3b ausgeführt haben.

Nun haben sie ihre Kalender auf beiden Macs synchronisiert und ein MultiSync-Dokument für weitere zukünftige Synchronisierungen erstellt. Sie können dieses MultiSync-Dokument dem Zeitplan von iSynCal zuordnen, um es automatisch im Hintergrund ausführen zu lassen.

Beispiel 2: Synchronisierung zwischen 3 Macs mit bestehenden Kalendern

Ich benutze iSynCal um meine iCal Kalender zwischen meinen 3 Computern zu synchronisieren: ein PowerMac G4 bei der Arbeit, ein iMac G5 zu Hause und ein PowerBook für unterwegs.

Falls nicht bereits geschehen, muss Personal File Sharing sowohl auf dem PowerMac als auch aud dem iMac gestartet werden. Zunächst öffne ich die Systemeinstellungen, klicke auf die Sharing Einstellungen und starte dort Personal File Sharing. Zusätzlich muss iSynCal auf das PowerBook kopiert werden (es ist nicht notwendig, das Programm auf dem G4 oder auf dem iMac zu installieren, und auf dem PowerBook muss auch nicht unbedingt File Sharing gestartet werden).

Nachdem ich iSynCal auf dem PowerBook gestartet habe, finde ich auf der linken Seite die Kalender meines lokalen Benutzerverzeichnisses, während sich auf der rechten Seite die Benutzerverzeichnisse aller aktivierten (entfernten) Laufwerke mit ihren zugehörigen Kalenderdateien befinden. So kann auf der rechten Seite das jeweils gewünschte Benutzerverzeichnis ausgewählt werden.

An dieser Stelle wähle ich Synchronisierungsmethoden und Einstellungen für meine Kalender aus (siehe dazu Synchronisierungs-Methoden, Synchronisationsausführungsrichtung und Synchronisierungs-Verhalten) und speichere diese im MultiSync-Bereich des iSynCal-Dokuments.

Es ist von Nutzen, die entsprechenden Optionen für das automatische Aktivieren (zum Aktivieren des G4 oder iMac Laufwerks) vor dem Start der Synchronisierung einzustellen und die Laufwerke gegebenenfalls nach Beendigung wieder zu deaktivieren (bitte lesen sie dazu auch Aktivieren von Netzlaufwerken mit iSynCal).

Nun kann ich auf Synchronisieren in der Symbolleiste klicken, um nur die aktuell im oberen Bereich des iSynCal-Fensters ausgewählten Kalender zu synchronisieren oder alternativ auf den MultiSync-Knopf drücken, um alle im MultiSync-Fenster aufgelisteten Kalender zu synchronisieren.

Example 3: synchronize multiple Macs with a master copy of the calendars stored on a network server

This scenario is the one that best suit the needs of any office where multiple employees, each with his/her Mac, need to have their iCal calendars in sync; other typical requirements are that the employees should not know the password of the other user accounts neither that of the administrator and that not all Macs are always on.

The best solution is to store the calendars into a central, network-shared location on an always-on "master" Mac with File Sharing enabled and with a specific user account created for this purpose, so that each employee can have easy access to the central calendars with read/write permissions without knowing the other clients' or master Mac's owner/admin password; moreover, the master calendars will be in a location not accessed by iCal, therefore you will not experience those issues that could occur in case iCal is running on the remote Mac while synchronizing.

From now on we will call the Mac sharing the master copy of the calendars with Apple File Sharing the "Master" Mac and the Macs that need to sync their iCal calendars with the master copy the "Client" Macs. A Mac can even act both as the Master and a Client: for such a Mac follow the instructions for the Master and then those for the Clients replacing step 3 with those in Setting up a Master and Client Mac.

First of all, you need to perform the following initial setup both on the Master and on all the Clients.

On the Master:

  1. collect or create the master calendars: if you are starting from scratch (no pre-existing calendars) just create some calendars with the proper names and export them from iCal, otherwise just export the existing calendars from the iCal's File > Export menu. Both iCal 1.x and iCal 2 save the exported calendar files using the "old" iCal 1.x format, where each calendar is stored into a plaint text file named CalendarName.ics.
    Since you will use another user account later, you should save such exported calendars into the /Users/Shared folder, because it is accessible from all user accounts. In case one or more of the existing calendars is not actually located on the Master Mac, export it from iCal on the Mac where it is located and then copy all the exported files into a common folder on the Master Mac.
    After exporting the calendars you must also remove them from iCal: this seems odd, but this is necessary because the exported calendars and their items will have UIDs different from those of the iCal original calendars, and this would result in all items being duplicated after the first iSynCal sync.
  2. create a new user account named CalSync, without administrative privileges and password isyncal (of course you may use an username/password of your choice).
  3. log in with the CalSync account, create a folder named Calendars (the folder name is mandatory) into its Home folder and place all the previously exported master calendars into the new Calendars folder.
  4. if necessary, start Personal File Sharing in System Preferences > Sharing

On the Clients:

  1. use iCal to create some empty calendars with the same names of the ones you exported from the master Mac and that you wish now to sync on the Clients
  2. install iSynCal
  3. use the Finder's "Connect to server" menu to connect to the Master Mac entering the CalSync's username and password and mount its Home folder
  4. run iSynCal and you will see the local (and actually empty) iCal calendars on the left side and the master calendars on the right side, then add the calendars selection and their sync options to a MultiSync document on each Mac, as explained in MultiSync documents

Setting up a Master and Client Mac

If you wish to have a Client Mac acting contemporary also as the Master (e.g. you have not a dedicated file server) you need to perform the following steps in place of the other client's step 3:

  1. you are not connecting to a network server, you are instead synchronizing the iCal calendars of the user running iSynCal on the Master Mac with the master copy of the calendars (stored into the CalSync user's Calendars folder), therefore you need to set up the permissions for the master Calendars folder as explained in synchronizing between users
  2. once the files and folder's permissions are properly set, you can list the master calendars by selecting This Mac in the List calendars found into iSynCal option: such calendars will be always on the right side of the iSynCal window because the left calendars are always the local iCal calendars. When you see the master calendars listed with the Master Mac's account that needs to sync its calendars with the master copy, you can proceed to set up a MultiSync document that is almost identical to those of the other clients except for the option above.

After the initial setup run iSynCal on all the clients and you will end up having all of the master calendars' items copied into the local copy of each client's iCal calendars.

Example 4: use your iPod or an external drive to synchronize multiple Macs

If you don't want (either don't have) a laptop to carry around to keep your Macs' calendars synchronized you can even use your iPod or an external USB/firewire drive to do it. You can simply use an USB key to keep and carry around your calendars and iSynCal will then sync them with your home/office/wife/etc Mac.

If you have to sync with your iPod, first read this page for some important info before proceeding further.

  1. Connect your iPod or external drive to your Mac. If you are using an iPod, first of all disable the iPod calendars synchronization in the iTunes' iPod preferences; if necessary, delete any calendar file that is still present into the iPod's Calendars folder. You need to do this just once because the iPod preferences are saved on the iPod itself.
    In case you have an external drive/USB key just create a folder named "Calendars" into its root.
  2. Now launch iSynCal, so that you can copy the calendars to sync from the Mac to the iPod (for the purpose of this example, from now on you can replace "iPod" with "external drive" or "USB key"). Open the iSynCal Options drawer and set List calendars found into... to This Mac: the iPod's path should appear in the right Calendars folder path and no calendar should be listed below, while your iCal calendars are listed on the left side as usual.
  3. Set the Synchronization method to Smart Sync if you want to copy all the Mac calendars to the iPod, either set it to Calendar Copy - Left to Right direction - and manually select from the Home calendars each single calendar to copy, then click on the Sync Selected toolbar button; if you have chosen Smart Sync you need to click on Sync Selected just once because a Smart Sync will copy all the Mac's calendars to the iPod, otherwise you have to manually sync each calendar.
  4. Connect the iPod to the other Macs and set the sync settings as in step 2) and 3); anyway, take into account that you have now to copy in the reverse direction - the iPod calendars are copied to the Mac - therefore you have to set the direction to Right to Left if you are using the Calendar Copy method; if you are instead running a Smart Sync it will automatically synchronize the calendars with a matching name and copy between the Mac and the iPod all the calendars not present on both sides. You may also want to enable Check and remove duplicates if you think that you could end up with duplicates because of matching calendar items on both sides.
  5. As usual, it's a good practice to set up and save a MultiSync document on each of your Macs to automate the synchronization process: see the MultiSync Documents section for further info.

One final note: another benefit of such a synchronization setup is that your iPod (if any) always has the latest version of your calendars.